Informations légales
Politique de confidentialité
Comment Polaria collecte, utilise et protège vos données personnelles, et comment exercer vos droits.
Article 1 · Responsable de traitement
Dans le contexte de cette Politique de confidentialité, Polaria est le responsable du traitement de vos données personnelles en décidant comment et pourquoi celles-ci sont collectées et utilisées conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la Loi Informatique et Libertés (LIL).
Polaria est une société française immatriculée au RCS de Brest sous le numéro 804 695 377, dont le siège social est situé au 2 rue Albert Rolland, 29200 Brest (« nous » ou « Polaria »).
Article 2 · Périmètre
Ce document s’applique aux utilisateurs du site internet polaria.ai, aux prospects et clients des services fournis par l’entreprise Polaria.
Article 3 · Catégories de données personnelles collectées par Polaria
| Catégorie de données personnelles | Contexte de la collecte |
|---|---|
Identification :
| Entrée en contact avec Polaria, inscription à une formation, création de compte Polaria Academy, gestion de comptes IA tiers, envoi de la newsletter. |
| Contenu des échanges | Entrée en contact avec Polaria, établissement de la prestation, service après-vente & réclamation. |
Demande envoyée par le formulaire de contact :
| Envoi d’une demande par le formulaire de contact du site polaria.ai. |
Article 4 · Finalités & bases légales des traitements de données personnelles
| Finalités | Données personnelles collectées | Base légale |
|---|---|---|
| Permettre aux entreprises intéressées de contacter Polaria. | Nom, prénom, adresse email, n° de téléphone, entreprise et poste du contact, contenu des échanges. | Consentement |
| Répondre aux demandes envoyées par le formulaire de contact du site. | Nom, adresse email, organisation et n° de téléphone (facultatifs), objet de la demande, message, consentement, page d’origine, date et heure d’envoi. | Consentement (case à cocher avant l’envoi) |
| Nom, prénom, adresse email, n° de téléphone, entreprise et poste du contact, contenu des échanges. | Intérêt légitime |
|
| Exécution du contrat |
| Permettre l’accès des clients à la plateforme de formation Polaria Academy. |
| Exécution du contrat |
| Suivi et organisation du paiement des prestations délivrées par Polaria. | Nom, prénom, adresse email, n° de téléphone, entreprise du contact. | Exécution du contrat |
| Répondre aux demandes & réclamations du client post-exécution. |
| Exécution du contrat |
| Génération par IA de propositions de services répondant aux demandes des clients. |
| Intérêt légitime |
| Envoi de la newsletter. | Adresse email (obligatoire). | Consentement |
Article 6 · Durée de conservation des données
| Données | Durée |
|---|---|
| Données de contact utilisées pour l’entrée en contact et pour le suivi de la relation précontractuelle (nom, prénom, adresse email pro & numéro de téléphone, entreprise et poste du contact). | Jusqu’au retrait du consentement et maximum 3 ans après le dernier contact. |
| Demandes envoyées par le formulaire de contact (toutes les données listées à l’article 3, message compris). | Jusqu’au retrait du consentement et maximum 3 ans après le dernier contact. |
| Données de contact utilisées pour le suivi de la relation contractuelle, l’organisation des commandes, la facturation & la prévention des contentieux (nom, prénom, adresse email pro & numéro de téléphone, entreprise, poste du contact et échanges). | Jusqu’à 5 ans à partir de la fin de l’exécution de la prestation et de son paiement. |
| Exécution des prestations demandées par le client (nom et prénom des participants aux formations ; nom, prénom et données de compte des membres Polaria Academy). | Jusqu’à la fin de l’exécution de la prestation ou, pour Polaria Academy, jusqu’à la suppression du compte. |
| Contenu des réclamations et des demandes postérieures à l’exécution de la prestation. | Jusqu’à la résolution de la demande. |
| Contenu des échanges injectés dans les systèmes d’IA. | Jusqu’à l’exécution de la prestation. |
| Adresse email (newsletter). | Jusqu’au retrait du consentement (désinscription via le lien présent dans chaque envoi). |
Article 7 · Destinataires des données
Les membres de notre équipe habilités. Services commerciaux, formateurs, administrateurs Polaria Academy.
Banques (pour la facturation).
Sous-traitants. Polaria Tech (chatbot du site), ZOHO (CRM), Notion (suivi et exécution du contrat), Yousign (signature du contrat), Google, Mistral, Anthropic, Digiforma (exécution des formations), Skool (Polaria Academy).
Pour le formulaire de contact du site, les sous-traitants sont :
- Netlify (Netlify, Inc., États-Unis) : hébergement du site et de la fonction serveur qui reçoit le formulaire ;
- Supabase : stockage des demandes, sur des serveurs situés à Paris (région eu-west-3) ;
- Resend (États-Unis) : envoi à l’adresse contact@polaria.ai d’une copie de chaque demande par email, pour que l’équipe puisse y répondre.
Services juridiques (en cas de contentieux).
Article 8 · Stockage et transfert des données personnelles
Nous prenons les mesures nécessaires pour nous assurer que tous les contrats conclus avec des prestataires de services qui traitent des données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne comportent des garanties adéquates conformément à l’article 46 du RGPD.
Les demandes envoyées par le formulaire de contact sont stockées dans l’Union européenne (Supabase, Paris). Elles transitent toutefois par deux prestataires établis aux États-Unis : Netlify, qui héberge le site et la fonction qui reçoit le formulaire, et Resend, qui nous en transmet une copie par email. Ces transferts reposent sur l’une des garanties prévues par le RGPD, selon le prestataire : sa certification au cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework), ou des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.
Article 9 · Sécurité des données & IA
Polaria met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adaptées (chiffrement du protocole HTTPS, accès restreints et authentifiés, politiques de mots de passe rigoureuses) afin de protéger vos données personnelles.
Les demandes envoyées par le formulaire de contact sont transmises en HTTPS et enregistrées dans une base dont seuls les membres habilités de notre équipe peuvent lire le contenu : le site lui-même peut y déposer une demande, jamais en lire une.
Dans le cadre de ses activités de conseil et de formation, Polaria utilise des systèmes d’IA. Nous veillons à ce que les contenus et données personnelles injectés dans ces systèmes soient strictement limités à ce qui est nécessaire à l’exécution de la prestation. Les contrats conclus avec nos fournisseurs d’IA garantissent que vos données ne sont pas utilisées pour réentraîner leurs modèles d’IA généraux. Pour plus d’informations concernant nos engagements en matière d’IA, veuillez consulter notre Charte éthique sur le sujet.
Article 10 · Vos droits
Vous disposez des droits suivants :
- Droit de retirer son consentement ;
- Droit d’accès soit la confirmation que nous traitons des données personnelles vous concernant, et en recevoir une copie intelligible ;
- Droit de rectification des informations inexactes ou incomplètes vous concernant afin qu’elles soient à jour ;
- Droit d’effacement (droit à l’oubli) soit la suppression de vos données personnelles pour les cas prévus par la loi ou le RGPD ;
- Droit à la limitation du traitement pour les cas prévus par la loi ou le RGPD ;
- Droit d’opposition pour des raisons tenant à votre situation particulière, à tout moment, au traitement de vos données personnelles fondé sur l’intérêt légitime de Polaria ;
- Droit à la portabilité soit l’obtention des données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou de les faire transférer à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible ;
- Droit de ne pas faire l’objet d’une prise de décision automatisée, y compris le profilage, (techniques auxquelles nous n’avons pas recours) ;
- Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (la CNIL en France).
Article 11 · Contacts
Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité, ou si vous souhaitez exercer vos droits sur vos données personnelles, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données (DPO) :
- Contact DPO : dpo@polaria.ai
Si la réponse donnée par Polaria ne vous satisfait pas, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL :
- CNIL, Service des plaintes, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris ; ou
- Sur le site internet de la CNIL.
Dernière mise à jour : 30 octobre 2026